Privacy statement

Welkom bij ons privacybeleid. U vindt hier hoe wij met persoonlijke gegevens omgaan.

Wij respecteren de privacy van onze klanten en bezoekers en zetten ons in om persoonlijke gegevens te beschermen.

Wanneer u producten online bestelt via onze webshop gebruiken wij uw contactgegevens en de door u verstrekte informatie om uw bestellingen zo snel en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen en om u te informeren over uw bestelling. Wij gebruiken persoonlijke gegevens om uw winkelervaring in onze online shop zo eenvoudig en bijzonder mogelijk te maken, zodat uw bezoek aan onze website is afgestemd op uw interesses.

Underpolo B.V is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens door Underpolo en aan haar gelieerde ondernemingen. Hier leggen we graag even uit wat dat inhoudt.

Doelstellingen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens bij het winkelen en daarna voor de volgende doelen:

• Om uw winkelervaring zo aangenaam mogelijk te maken en om onze website te personaliseren naar uw interesses
• Om u te herinneren aan producten die nog in uw winkelmandje zitten via uw e-mailadres
• Om de juiste maat en perfecte pasvorm te vinden via de Fit Finder
• Om uw bestelling thuis af te leveren en het traject van uw pakket te volgen
• Om uw retourzending te verwerken en de reis van uw retourpakket te volgen
• Om u uw winkelgeschiedenis en meer te laten zien in uw persoonlijke account
• Om uw inschrijving op de nieuwsbrief te verwerken, alsook e-mails inzake de beschikbaarheid van een product, of om u speciale aanbiedingen en nieuwtjes te sturen
• Om e-mails te sturen met betrekking tot uw bestelling of retourzending (orderbevestiging, updates van de verzendstatus, updates met betrekking tot uw retourzending, enquêtes, instructies voor het onderhoud van het product)
• Voor direct marketing doeleinden, zoals gedrukte mailings of een e-mail op uw verjaardag
• Om uw bezoek aan onze websites en onze merkwinkels te analyseren om uw persoonlijke winkelervaring beter en nog opmerkelijker te maken
• Om u een moeiteloze klantervaring te bieden wanneer u contact opneemt met onze klantendienst. We gebruiken mogelijk uw telefoonnummer en/of e-mailadres om te begrijpen en te beheren welke bestellingen en eerdere correspondentie van de klantenservice bij deze identificateurs horen.
• Om het verkeer in onze webshops en merkwinkels te analyseren en om misbruik en/of fraude te voorkomen. Uw IP-adres kan tijdens deze activiteiten worden opgeslagen en verwerkt.

Rechtsgrondslagen voor de verwerking

Underpolo verwerkt uw gegevens op verschillende grondslagen: toestemming, rechtmatig belang en uitvoering van het contract. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Opslagtermijnen

Wij slaan uw gegevens niet langer op dan nodig is of wanneer er geen wettelijke basis is om de gegevens te verwerken.

Persoonsgebonden rechten

Wij zorgen ervoor dat uw rechten worden beschermd. Hier leggen we er enkele uit.

• Bij het inloggen op uw Underpolo account kunt u uw persoonlijke gegevens op elk gewenst moment wijzigen.
• Voor het verwijderen van uw account of toegang tot de gegevens die wij verwerken, kunt u ons een bericht sturen via info@underpolo.com. Houd er rekening mee dat er een wettelijke verplichting kan bestaan om (een deel van) uw gegevens in onze database te bewaren.
• Heeft u gebruik gemaakt van de Fit Finder en wilt u niet meer dat wij die gegevens gebruiken, laat het ons dan weten via info@underpolo.com.
• Wenst u onze nieuwsbrief of andere updates niet meer ontvangen? Laat het ons dan weten via de uitschrijfknop in de e-mails die u van ons heeft ontvangen.

Gegevensbeveiliging

Gegevensbeveiliging is een belangrijk onderdeel van de beveiliging van persoonlijke gegevens en zorgt ervoor dat uw persoonlijke gegevens bij ons veilig zijn. Onze medewerkers weten hoe ze met persoonlijke gegevens moeten omgaan, houden deze vertrouwelijk en, indien er zich een data-inbreuk zou voordoen, zullen we de nodige stappen ondernemen, zoals het melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Underpolo werkt samen met diverse derden om uw winkelervaring en het bestelproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wij delen daarom de benodigde gegevens met deze derden. Denk hierbij aan uw betaling via de betaaldienstverlener, het versturen van uw bestelling naar de fulfilmentpartner, het versturen van de track-and-trace gegevens per e-mail en het voorzien van het laatste nieuws over ons assortiment.

Wij maken alleen gebruik van beveiligde servers, beveiligde verbindingen en we hebben verwerkingsovereenkomsten.

Dataverwerkers

Uw gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt. Wij maken gebruik van de juiste gegevensverwerkingsovereenkomsten met de nodige (sub)verwerkers.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EU worden verwerkt of opgeslagen, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn om persoonsgegevens te beschermen. Meer in het bijzonder houden wij ons aan de standaard contractuele clausules van de Europese Commissie.

U herkent mogelijk deze derden wanneer u bij ons winkelt:

• Mollie,  Paypal of overige instanties voor betalingen
• Aftership waardoor u (en wij) het pakket kunnen traceren
• Klaviyo om u e-mails, SMS of WhatsApp berichten te sturen
• Shopify om uw account veilig op te slaan
• Trustpilot A/S voor beoordelingen
• ChatGPT/OpenAI voor AI

Trustpilot

Trustpilot A/S levert review-uitnodigingen aan onze klanten waarbij Trustpilot A/S optreedt als data Verwerker om relevante gegevens te verwerken. Je naam, e-mailadres en bestelgegevens worden gedeeld met Trustpilot. Trustpilot draagt zorg om persoonlijke gegevens vertrouwelijk te houden. Zie Trustpilot privacybeleid voor meer informatie. Reviews dienen ter evaluatie en verbetering van onze dienstverlening.

ChatGPT

We maken gebruik van ChatGPT, een natuurlijke taalverwerkingsmodel ontwikkeld door OpenAI, om gebruikersinteracties te verbeteren en gepersonaliseerde assistentie te bieden op onze e-commerce website. Bij interactie met ChatGPT kunnen bepaalde gegevens zoals gewicht en lengte worden gedeeld om op maat gemaakte aanbevelingen en antwoorden te faciliteren. Deze gegevens worden uitsluitend binnen de context van het gesprek gebruikt om de kwaliteit van de service en de gebruikerservaring te verbeteren. We hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke informatie en hanteren strenge privacynormen. Uw gegevens worden niet gedeeld of verkocht aan derden voor welk doel dan ook. Door ChatGPT op onze website te gebruiken, stemt u in met de verzameling en verwerking van uw gegevens voor de bovengenoemde doeleinden. Voor meer informatie over hoe OpenAI gegevens verwerkt, verwijzen wij u naar hun Privacybeleid.

Contact

Heeft u een klacht over de verwerking van uw gegevens? Laat het ons weten en wij proberen het samen met u op te lossen. Onze contactgegevens: info@underpolo.com U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

In geval van materiële wijzigingen van deze Privacyverklaring zullen wij u steeds op de hoogte brengen van de wijzigingen. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website.